Les 8 meilleures stratégies de gestion du temps pour une efficacité accrue 

En tant que professionnel et manager, je vois au quotidien l’importance de gérer mon temps efficacement. Les compétences en matière de gestion du temps sont essentielles pour réussir à concilier vie professionnelle et personnelle et se dégager des temps de loisirs, indispensables à l’équilibre psychologique et physique du manager. Dans cet article, je vais partager les 8 meilleures stratégies de gestion du temps qui m’ont aidé à augmenter ma productivité et mon efficacité

La gestion du temps est le processus de planification et organisation du temps que nous consacrons à différentes activités. Il s’agit de gérer le temps que nous consacrons à chaque tâche. 

La gestion du temps vous donne des outils et automatismes pour rester productifs et vous concentrer sur vos objectifs. En gérant efficacement mon temps, je peux obtenir plus, en moins de temps.

Avantages d’une meilleure stratégie de gestion du temps

Une gestion efficace du temps est primordiale pour un manager efficient.

Elle nous aide à hiérarchiser nos tâches, à réduire le stress, à augmenter la productivité et à améliorer l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. 

Lorsque nous gérons efficacement notre temps, nous pouvons nous concentrer sur nos objectifs, terminer nos tâches à temps. Une gestion efficace du temps nous aide également à réduire la procrastination et à améliorer nos capacités de prise de décision.

Moins de stress, plus de temps libre, plus de recul, ce sont des éléments largement favorables à votre activité managériale.

1 – Identifiez les activités qui vous font perdre du temps 

L’une des étapes essentielles d’une gestion efficace du temps consiste à identifier les activités qui vous font perdre du temps. Ces activités comprennent les médias sociaux, les réunions inutiles et les pauses excessives. 

Osez dire non à une réunion, votre bien le plus précieux en tant que manager est votre temps ! Sachez l’optimiser. Une réunion est pour moi inutile si elle n’a pas d’ordre du jour et d’actions concrètes à l’issue.

Identifier ces activités chronophages peut vous aider à les éliminer et à vous concentrer sur des tâches plus essentielles.

Allouez votre temps à des activités qui ajoutent de la valeur à votre vie et vous aident à atteindre vos objectifs. Stoppez la procrastination ! 

2 – Priorisez votre liste de choses à faire (todo-list)

L’établissement d’un ordre de priorité dans votre liste de tâches est un préalable indispensable pour faire de la gestion efficace de votre temps. Empiler les tâches dans une to-do liste est la chose la plus atroce que vous puissiez faire en terme de satisfaction personnelle.

Le chaos va vite s’installer et votre méthode et organisation s’écroulent ! C’est la base de tout système d’organisation du temps. Si vous sentez qu’il est faillible, il est mort avant d’être mis en place…

Parmis les meilleures stratégies de gestion du temps, la priorisation vous aide à vous concentrer sur les tâches les plus importantes et à les accomplir dans les délais impartis. La satisfaction du travail bien fait (et dans les temps) induit des mécanismes positifs (récompense = dopamine) et vous donne confiance en vous et votre système d’organisation.

Lorsque vous classez vos tâches par ordre de priorité, vous devez tenir compte de l’urgence et de l’importance de chacune d’entre elles. Vous pouvez évaluer les conséquences qu’entraînerait le fait de ne pas terminer la tâche à temps. Ca aide grandement à hiérarchiser les tâches !

Il existe un bon panel de méthodes ayant fait leurs preuves comme la matrice d’Eisenhower, Eat the frog (la tâche la plus importante en premier), le découpage de tâche, la méthode ABCDE etc.

3 – Planifiez votre journée 

La planification de votre journée est une autre étape cruciale d’une gestion efficace du temps.

Elle vous aide à répartir votre temps entre les différentes tâches et à vous assurer que vous les terminez à temps. Lorsque vous planifiez votre journée, vous devez tenir compte de vos priorités et allouer votre temps aux tâches les plus importantes.

Pensez à laisser des créneaux libres pour les imprévus urgents qui ne manqueront pas de se présenter.

4 – Utiliser des techniques de blocage du temps

Le blocage du temps est une technique qui consiste à diviser votre journée en blocs de temps pour des tâches spécifiques. Elle vous aide à répartir votre temps entre les différentes tâches et à vous assurer que vous les terminez à temps.

Lorsque vous utilisez le blocage du temps, vous devez tenir compte de vos priorités et garder quand même un peu de marge.

Sinon vous allez découvrir ce que j’appelle le syndrome du Docteur (je vais me faire des ennemis !) qui consiste à caler des RDV de 30 minutes… toutes les 30 minutes. Cela ne peut pas bien finir ! Le moindre imprévu et vous serez toujours en retard ! Calez des RDV de 20-25 minutes toutes les 30 minutes par exemple. Cela vous permettra de préparer le suivant, de faire une coupure et d’être dans de meilleures dispositions managériales dans vos entretiens 1 à 1 par exemple.

Vous devez également tenir compte de votre niveau d’énergie et allouer prioritairement votre temps aux tâches qui requièrent plus d’énergie. 

5 – Prendre des pauses et éviter l’épuisement 

Faire des pauses est essentiel pour une gestion efficace du temps. Ces « breaks » vous aident à vous ressourcer et à rafraîchir votre esprit, ce qui améliore votre productivité. Comme en sport, le repos fait partie du travail !

Lorsque vous prenez des pauses, vous devez tenir compte de la durée et de la fréquence de vos pauses, il ne s’agit pas de procrastiner ou refaire le monde pendant 5h sur 7 à la machine à café. Même vos pauses doivent être « efficaces » !

Vous devez également réfléchir au type de pause qui vous convient le mieux, qu’il s’agisse de faire une promenade, d’écouter de la musique ou échanger informellement avec un collègue. 

6 – Déléguer les tâches lorsque c’est possible 

La délégation de tâches permet de démultiplier les capacités de travail et les missions que vous pouvez mener de front et concomitamment dans votre entreprise.

La difficulté à déléguer est un défaut majeur dans le management et se paye souvent plein tarif : démobilisation des équipes, perte de responsabilisation, risque lié à l’homme clé si un accident de la vie survient à quelqu’un qui « en connaît trop » et concentre le savoir.

Déléguer, c’est libérer votre temps pour des tâches plus importantes et d’améliorer votre productivité. Lorsque vous déléguez des tâches, ayez en tête les compétences et les capacités de la personne à qui vous déléguez.

Vous devez également tenir compte de l’urgence et de l’importance de la tâche et n’oubliez jamais, une tâche déléguée doit être contrôlée, avec plus ou moins de finesse. Valorisez et corrigez pour mieux avancer !

7 – Utiliser la technologie à votre avantage 

La technologie est assurément un outil puissant pour une gestion efficace du temps. Elle vous aide à automatiser des tâches, à suivre votre temps (on parle de time-tracking en anglais) et à améliorer votre productivité.

Il n’est pas toujours facile de choisir les outils qui vous conviennent le mieux et qui sont les mieux adaptés à votre travail. Il faut tester, se les approprier et voir si l’on est prêt à payer un logiciel ou si on préfère rester sur du gratuit voire de l’open-source. Pas de solution miracle mais pour ma part j’ai par exemple :

  • Things 3 (sur iPad et iPhone) comme liste de tâche, et TickTick sur Android et PC pour ma to-do liste.
  • J’utilise Google agenda (gratuit) sur l’ensemble de mes outils informatiques
  • J’utilise parfois en déplacement en extérieur un carnet mais je recopie les tâches sur outil informatique dès retour au bureau.
  • J’use et abuse des alertes pour tous les objectifs et tâches ayant une « deadline ».

8 – Évaluez et adaptez vos stratégies de gestion du temps

Une gestion du temps efficace nécessite une évaluation et une adaptation permanentes. Il est essentiel d’évaluer régulièrement votre stratégie de gestion du temps pour vous assurer qu’elle vous convient.

La meilleure stratégie de gestion du temps, c’est la votre. Vous devez l’avoir intégrée et avoir confiance en elle. Les automatismes mettent du temps à s’installer et les routines sont là pour conforter le système.

Faites évoluer votre méthode (par petites touches) et au bout de quelques mois ou années, vous aurez trouvé votre rythme de croisière. Promis, vous y prendrez plaisir en voyant que votre routine d’organisation vous aide à atteindre vos objectifs !

Si vous devez retenir 4 stratégies , n’oubliez pas de hiérarchiser vos tâches, de planifier votre journée, de prendre des pauses et de déléguer des tâches lorsque cela est possible. Grâce à ces stratégies, vous pouvez optimiser votre journée et booster votre productivité. 

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